Den gode generalforsamling i andelsboligforeningen

Nøglen ligger i forberedelse og struktur

Hvordan holder man den mest optimale generalforsamling i andelsboligforeningen – både for bestyrelsen og andelshaverne? Det kræver forberedelse, overholdelse af regler og fællesskab. Og det behøver slet ikke være svært og tidskrævende, hvis man på forhånd har en idé om, hvordan man gør det interessant. Her kan du få et overblik over generalforsamlingens funktion, og læse en masse gode råd til at holde den bedste generalforsamling i jeres andelsboligforening. 

Generalforsamling i andelsboligforeningen

En ordinær generalforsamling i andelsboligforeningen er et årligt møde, hvor både bestyrelsen og andelshaverne samles. Her fremlægges regnskabet for det forrige år, andelshavere kan stille spørgsmål, og der kan vælges medlemmer til bestyrelsen.

Som andelshaver skal man have mulighed for at kunne være med til at stemme om, hvordan andelsboligforeningen skal agere i forskellige situationer. Derfor er de med til at træffe beslutninger om planer og budgetter.

Den ordinære generalforsamling i andelsboligforeningen holdes oftest i starten af året. Det er fordi, at regnskabsåret i foreningen ofte udløber ved årsskiftet, og generalforsamlingen i følge mange vedtægter skal holdes senest fire måneder efter dette udløb. 

En generalforsamling bliver til

Der er forskellige procedurer, som er gode at vide og gøre, inden man inviterer andelshaverne til generalforsamling i sin andelsboligforening. Det er bestyrelsen, der forbereder generalforsamlingen. De skal sørge for, at der bliver indkaldt i god tid. Der kan enten sendes en dagsorden med, så andelshaverne har mulighed for at forberede spørgsmål og idéer. Ellers er det foreningens vedtægter, der bestemmer. 

Som andelsboligforening skal der oftest overholdes visse regler, når der indkaldes til generalforsamling. Vi har samlet en del af de hyppigst sete her: 

INDKALDELSE TIL GENERALFORSAMLING

• Dato for generalforsamling erklæres mindst 4 uger før
• Angiv adresse og tidspunkt for generalforsamlingen, så det er tydeligt for alle 
• Indkaldelse til generalforsamling skal ske skriftligt mindst 14 dage før til alle andelshavere
• Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling kan ske ved mindst otte dages varsel
• Det skal gerne fremgå i indkaldelsen, om det er en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling

Få andelshaverne til at dukke op

Det er vigtigt for din andelsboligforening, at andelshaverne møder op til generalforsamlinger. Her har de nemlig mulighed for at møde hinanden og selvfølgelig være med til at træffe væsentlige beslutninger. Det er ikke kun godt at have en sund økonomi – det er også vigtigt at have et sundt fællesskab i andelsboligforeningen. 

Men det kan være svært for flere andelshavere at dukke op. Måske har de ikke mulighed for det, eller måske er invitationen til generalforsamlingen ikke forståelig eller interessant nok. Det er ikke ens betydende med, at du skal til at skrue op for farverne og klistermærkerne på indkaldelsen. Men det kan være givtigt at prøve at sælge idéen om, at generalforsamlingen er vigtig for andelsboligforeningens økonomi og retning. Det er ikke alle andelshavere, der ved det.

Træk flere andelshavere med til generalforsamling: 

• Vær i god tid med indkaldelser, så andelshavere kan skrive det i kalenderen og være forberedt.
• Tænk over at andelshaverne skal forstå punkterne – de er ikke sat lige så godt ind i tingene som bestyrelsen.
• Vælg en dato, som ikke er samtidig med andre populære events. For eksempel ved store tv-programmer, landskampe eller musikbegivenheder.

Giv andelshaverne en god oplevelse:

• Sørg for de kommer igen ved, at de føler sig velkommen. Hav nok stole klar og sørg for, at lokalet er stort nok. 
• Lad alle andelshavere blive set og hørt.
• Stil gratis vand og øl frem, hvis muligt.
• Overvej at arrangér noget socialt før eller efter generalforsamlingen, f.eks. fællesspisning.

Formand og medlemmer i bestyrelsen

En andelsboligforening har altid en bestyrelse. Den består oftest af en formand og to til fire frivillige bestyrelsesmedlemmer. De bliver valgt til generalforsamlingen og vil være i bestyrelsen i en periode på to år. Halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne udskiftes dog hvert år. Ligeledes stemmes der også om suppleanter. De vælges for enten et eller to år.

Alle andelshavere kan i udgangspunktet stille op som formand eller bestyrelsesmedlem. Det kræver hverken specielle kompetencer eller besværlige opgaver. Ofte er medlemmer i bestyrelsen med til at finde på spændende planer til andelsboligforeningen, og de har derfor en naturlig interesse i deres forening. Formanden hjælper også til med at kontakte relevante personer, som skal hjælpe med noget konkret. For eksempel en tømrer, der skal være med til at vedligeholde en dør eller lignende. Et godt råd er at lave en forretningsorden, hvor arbejdet bliver delt ud på både formanden og de andre medlemmer. Del det ud i hvilke interesser eller kompetencer bestyrelsesmedlemmerne hver især har, så alle laver noget vedkommende.

Læs også: Fordele ved at digitalisere din andelsboligforenings ventelister

Ekstraordinær generalforsamling 

Udover den årlige generalforsamling i andelsboligforeningen, kan der også holdes ekstraordinære generalforsamlinger. Her er der ofte flere betingelser der skal være opfyldt, og herunder skal et flertal i bestyrelsen eller minimum 25 procent af andelshaverne anmode om det.

Ekstraordinære generalforsamlinger er ikke obligatoriske, og de holdes kun, hvis der er noget nyt og vigtigt at blive enige om. Alle er stadig indkaldt – det vil sige bestyrelsen og andelshaverne. Der kan være grund til en ekstraordinær generalforsamling ved ændringer eller nye tiltag. For eksempel ændringer i vedtægter eller nye planer, der kræver penge fra andelsboligforeningen.